VDR – sposób na badanie Due Diligence w formie elektronicznej

Due Diligence jest badaniem, które wykonuje się w celu zweryfikowania kondycji firmy. Bardzo często jego wykonanie zleca podmiot chcący zainwestować w spółkę bądź planujący zakup firmy. Takie badanie pozwoli zweryfikować, czy taka inwestycja jest opłacalna i gdzie ewentualnie są błędy i zagrożenia. Analizy w ramach Due Diligence są również korzystne z perspektywy firmy, która ma być poddana badaniu. Przydać się może na przykład wtedy, kiedy spółka chce wejść na giełdę.

W badanie Due Diligence mogą być zaangażowani zewnętrzni specjaliści z różnych dziedzin. Zapewnia to bezstronność i przejrzystość. To, kto będzie brał udział w tym procesie, zależy od zakresu badania i obszarów, które trzeba będzie przeanalizować. Najczęściej jednak weryfikuje się kondycję podatkową, finansową, prawną, czy technologiczną. Oznacza to, że przygotowując się do Due Diligence, konieczne będzie udostępnianie wielu tajnych informacji, które przedsiębiorstwo musi strzec. W zabezpieczeniu plików pomoże VDR.

Czym jest i po co stosuje się VDR?

VDR to skrót od Virtual Data Room, co możemy rozumieć jako elektroniczne repozytorium dokumentów. Pojęcie VDR nie jest nowe, bo rozwiązanie to wykorzystuje się od lat. Jednak teraz jego zastosowanie jest znacznie szersze. W przeciwieństwie do innych serwisów służących do przechowywania i udostępniania plików za pomocą chmury, tutaj jest znacznie lepszy poziom zabezpieczeń. Ponadto jako administrator możemy decydować nie tylko, kto będzie miał dostęp do dokumentów, ale i w jakim zakresie. To od nas zależy, który z użytkowników będzie mógł jedynie przeglądać pliki, a komu pozwolimy na ich skopiowanie lub wydruk. W jaki sposób Virtual Data Room może pomóc w trakcie badania Due Diligence?

Zalety zastosowania VDR przy Due Diligence

Korzystanie z VDR wiąże się z szeregiem zalet. Przede wszystkim można wyeliminować obieg dokumentacji w tradycyjnej papierowej wersji. Już sama ta możliwość jest dużym atutem tego rozwiązania – nic się nie zgubi, nie zniszczy i zawsze będzie na swoim miejscu dzięki zaawansowanej strukturze dokumentów i praw do nich. Z tego wypływają kolejne zalety.

Stworzenie Data Room’u zajmuje nawet 15 minut. Równie szybkie jest umieszczanie w nim dokumentów. Już samo to sprawia, że proces przygotowania firmy do badania jest szybszy. Wszystkie dokumenty można numerować i katalogować, przez co cała struktura VDR będzie czytelna dla administratora i użytkowników. Łatwo będzie można znaleźć potrzebne w danej chwili dokumenty. Wsparcie użytkownika jest świadczone od pierwszej do ostatniej minuty korzystania z systemu, w zakresie dużo większym, niż to spotykane w standardowych rozwiązaniach chmurowych.

Na wygodę i oszczędność czasu wpływa również to, że te same dokumenty mogą przeglądać różne osoby. Mogą mieć do nich dostęp o dowolnej porze i z dowolnego miejsca, korzystając z różnych modeli uprawnień nadanych przez administratora. Nie trzeba się przy tym martwić o to, że wyciekną tajne dane, bo VDR jest rozwiązaniem, w którym stosuje się takie same zabezpieczenia jak w bankowości elektronicznej. Wgląd do plików mają tylko uprawnione osoby i to w takim zakresie, jaki sprecyzujemy. Ponadto możemy łatwo stworzyć raporty, które pozwolą nam prześledzić, kiedy i przez kogo poszczególne pliki były przeglądane.

Więcej informacji znajdziecie na stronie: https://fordata.pl/