Polowanie na CRM online. Czyli subiektywnie o…

Aby przedsiębiorstwo funkcjonowało jako całościowy organizm konieczne jest nie tylko wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań czy ułatwień. Trzeba zmodyfikować także podejście do tzw. kultury organizacyjnej. Podejście do konsumentów musi być zindywidualizowane, a kolejne działy powinny sprostać szeroko pojętej specjalizacji. Warto inwestować w szkolenia dla pracowników, przy czym trzeba zdać sobie sprawę, że innych umiejętności wymaga utrzymywanie z klientami długotrwałych relacji, a innych – szybka obsługa klientów zdecydowanych jedynie na jednorazowe skorzystanie z usług firmy. Wprowadzenie systemu CRM może stanowić jeden ze sposobów na zmianę, lub przynajmniej jej zapoczątkowanie. Zanim jednak zdecydujemy się na konkretny system warto przeanalizować dokładnie zarówno sytuację firmy, jej specyfikę oraz rodzaj oferowanych usług, a także bogatą ofertę systemów CRM, jaką możemy znaleźć na rynku. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem – nieważne czy dla większych, czy mniejszych przedsiębiorstw, są systemy dostępne online. Cechuje je prostota w zakresie wdrażania oraz użytkowania. Nie oznacza to jednak, że szkolenia z zakresu obsługi nie będą konieczne. Wiele zależy też od tego, jak dużą kadrę zatrudniamy. Każdorazowo przydany będzie też system motywacyjny dla pracowników, oraz komunikacja w firmie. Ten ostatni element może być usprawniony właśnie dzięki zastosowaniu CRM. Systemy te odpowiadają bowiem nie tylko za konstruowanie poprawnych (i niejednokrotnie długofalowych) relacji z klientami, ale też za wewnętrzny ład i dostęp do informacji. Ale po kolei…

CRM – customer relationship management – czyli po naszemu…

…to narzędzie stosowane w celu zarządzania kontaktami z klientami firmy. Dzięki jego wdrożeniu firma zyskuje wiele ułatwień na drodze budowania kolejnych grup docelowych – odbiorców swoich usług bądź produktów. CRM – y występują w formie offline i online, jednak obecnie praktycznie odchodzi się od pierwszej, nieco już przestarzałej formy, na korzyść drugiej. Jej przewaga polega nie tylko na dostępności, intuicyjnym sposobie obsługi czy przyjaznym interfejsie. CRM online jest przy tym mniej kosztowne, stale aktualizowane i może dostosować się do potrzeb przedsiębiorstwa (niezależnie od jego wielkości) z dowolnej branży.

Gdzie szukać systemów CRM?

Odpowiedź na pytanie jest oczywista – w przepastnych głębinach Internetu. Warto jednak wiedzieć, co konkretnie nas interesuje, by wybór nie okazał się zbytnim wyzwaniem. CRM jest w stanie zapewnić lepszy standard dla firmy (i to nie tylko w zakresie obsługi klienta) toteż warto się postarać. Wdrożenie systemu online nie jest ani długotrwałe, ani kosztowne, ani problematyczne. Nie powinniśmy się zatem wahać przed uzupełnieniem naszej firmy o dodatkowe ułatwienie dla pracowników i klientów. Zarządzanie może być o wiele łatwiejsze i mniej czasochłonne – więc dlaczego nie skorzystać z takiej szansy? Przede wszystkim jednak należy zdefiniować, jak funkcjonuje firma i w związku z tym jakie są oczekiwania w odniesieniu do systemu mającego ułatwić komunikację – wewnętrzną i zewnętrzną. Dopiero kolejny krok stanowią poszukiwania adekwatnego systemu CRM. Musi on być dopasowany do profilu przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim umożliwiać wysoką jakość w dziedzinie obsługi klienta oraz kierowania sprzedażą produktów lub usług.

MiniCRM – bo mała firma też może być „na topie”

Oczywiście rynek rozwiązań informatycznych należy do bardziej zróżnicowanych, dlatego małe firmy znajdą specjalne, dedykowane im systemy. Jednym z nich jest prosta w obsłudze i przejrzyście zaprojektowana aplikacja miniCRM.pl prowadzona przez Bielską firmęAgeno.pl. Pozwala ona wykonywać najważniejsze zadania przy minimalnym udziale pracownika, tym samym oszczędzając jego czas (i pieniądze firmy). Informacje dotyczące poszczególnych klientów, transakcji, dat spotkań, uiszczonych kwot zapłaty oraz tego, jakie zadania oddelegowano do konkretnych działów – mieszczą się w prostym oprogramowaniu – znacznie ułatwiając pracę – tak szeregowym, jak i kierującym działami pracownikom.

Małe firmy są głównym odbiorcą aplikacji miniCRM – oprogramowanie to cechuje nadzwyczajna prostota przy zachowaniu wszelkich podstawowych funkcji. Warto zaznaczyć jednak (co niektórzy mogą poczytywać za wadę), że prosty CRM – miniCRM jest dostępne jedynie poprzez internetową przeglądarkę. Jednym tchem można jednak wymienić zalety takiego rozwiązania. Konkretnie? Proszę bardzo: aktualizacje tak często, jak to konieczne (a nawet częściej), stały dostęp do serwisu, bezpieczeństwo danych na serwerze, niskie koszty użytkowania, brak konieczności wdrażania skomplikowanych procedur w zakresie instalacji, natychmiastowa gotowość produktu do użytkowania bezpośrednio po jego zakupie…

MiniCRM jest systemem, o jakim marzą użytkownicy – ich rola ogranicza się bowiem do…korzystania z aplikacji. Nie muszą ani przeprowadzać aktualizacji, ani dbać o udoskonalanie systemu na żadnym polu. To wszystko leży w gestii twórców oprogramowania. Dzięki temu pracownicy mogą się zająć kompleksową obsługą klientów, którą zdecydowanie ułatwia dostęp do wszystkich danych, ich logiczny podział, a także automatyczne generowanie raportów z przeprowadzonych transakcji. Praca jest nie tylko lepiej zorganizowana, ale i przyjemniejsza – co nie jest bez znaczenia, jeśli weźmiemy pod uwagę, jak wiele czasu spędzamy na wypełnianiu obowiązków zawodowych. Jeszcze bardziej istotny pozostaje fakt, że wszelkie dane udostępnione na serwerze są zabezpieczone zindywidualizowanymi hasłami – zaszyfrowane i nieosiągalne dla potencjalnych „szkodników”, których tak obawiają się użytkownicy wszelkiego rodzaju urządzeń mobilnych i stacjonarnych podłączonych do sieci. Kontakty w wypadku miniCRM są nie tylko bazą danych klientów czy handlowych partnerów – stanowią też praktyczne narzędzie umożliwiające segregację konkretnych osób i ich zamówień. Stanowi to zaletę nie tylko w dużych firmach, ale i w mniejszych przedsiębiorstwach wymagających systematyzacji w zakresie administracyjnym.

Dodatkowo – system pozwala zapobiegać awariom wewnętrznym – a przynajmniej minimalizuje ich potencjalnie szkodliwe skutki. W jaki sposób? Cóż – niestety nie zapobiega ona realizowaniu nierentownych transakcji, nie wykrywa też niegodnych zaufania kontrahentów. Jednakże w zamian umożliwia sporządzanie jak najaktualniejszych kopii na serwerze, niezależnie od tego, czy dokonaliśmy większych czy mniejszych modyfikacji w bazie danych. Wprowadzone do systemu informacje są nie tylko aktualizowane, ale i zabezpieczone w taki sposób, iż z łatwością można je odzyskać w tzw. nagłych wypadkach.

Podsumowując…

Wprowadzanie nowych rozwiązań – nawet jeśli są one szczególnie przyjazne dla użytkowników – zawsze wiąże się z koniecznością podjęcia dodatkowego wysiłku. W przypadku systemu miniCRM zdecydowanie warto poświęcić kilka(naście) dodatkowych godzin na opanowanie zasad funkcjonowania i przekazanie tej wiedzy współpracownikom. Warto także zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt. Istotne są nie tylko potrzeby konsumenta, ułatwienie funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale też świadomość pracowników.

Konieczne jest poinformowanie ich o korzyściach płynących z zastosowania tego rozwiązania, a także wprowadzenie ich w tajniki funkcjonowania bazy danych ze wszystkimi jej funkcjami. Mimo postępującej niemal w każdej firmie informatyzacji, komunikacja, przede wszystkim wewnętrzna, ale nie tylko, nadal pozostaje jednym z najważniejszych czynników pozwalających na odniesienie sukcesu (i to w dowolnej branży). I tej zasadzie hołdują także systemy CRM, gdzie poza systematyzacją i ustawiczną archiwizacją informacji najważniejszym czynnikiem umożliwiającym powodzenie pozostaje wymiana wiadomości pomiędzy działami firmy lub jej określonymi pracownikami.

Wpis został przygotowany przez redaktorów serwisu djx.pl oraz przy pomocy autorów minicrm.pl/blog – blogu aplikacji miniCRM.